No universo dinâmico do setor automóvel, há uma engrenagem essencial: o BackOffice. Mónica, que integra esta estrutura desde 2008, é um exemplo claro de dedicação, organização e capacidade de adaptação.
À frente da gestão administrativa de algumas das marcas AJúlio Mobility, Mónica assegura que cada viatura chegue ao cliente no tempo certo e nas melhores condições. Nesta entrevista, fala-nos sobre os desafios diários, a importância da comunicação entre departamentos e a evolução tecnológica que tem transformado o seu trabalho.
- Mónica, pode contar-nos um pouco sobre o que faz no BackOffice? Quais são as suas funções?
A minha caminhada no Grupo começou em 2008, entrando para o BackOffice, onde comecei a trabalhar com a marca Nissan e, posteriormente, propuseram-me ficar com as marcas Hyundai e Mitsubishi. Mais tarde, adquirimos a marca Mazda que ficou também sob a minha responsabilidade. As minhas funções consistem na gestão administrativa destas 3 marcas, tais como a logística, encomendas de viaturas, matrículas, controlo de stocks, entre muitos outros procedimentos diários, nomeadamente pedidos de informação/estatística das marcas relativas ao negócio.
- Quais são as tarefas mais desafiadoras que enfrenta no seu dia a dia e como consegue superá-las?
Todos os dias são diferentes, tornando-se um desafio permanente. Não há dia onde não aconteça uma situação excecional, mas vou mencionar em particular o final do mês, dado que temos objetivos a atingir. Com o incansável esforço de toda a equipa comercial e de vendas tentamos alcançar os melhores resultados possíveis.
- Existiu algum caso particularmente desafiador que a marcou?
O ramo automóvel já passou algumas fases menos positivas e com constrangimentos como na pandemia, obrigando à reestruturação de procedimentos de trabalho.
- Qual a importância de uma boa comunicação entre o BackOffice e outros Departamentos da empresa? Pode dar exemplos de como isso afeta o fluxo de trabalho?
É fundamental a boa comunicação entre todos os departamentos da empresa. Só assim conseguimos evoluir e ultrapassar dificuldades. O BackOffice lida com inúmeros departamentos da empresa, nomeadamente, vendas, oficinas, peças, contabilidade, combustíveis, rent-a-car, seguros, entre outros… Necessitamos da cooperação de todos!
Quando um vendedor fecha uma venda, inicia-se todo o trabalho de BackOffice. Temos de efetuar todos os procedimentos de compra, matriculação, faturação, pedido de preparação da viatura. A oficina terá de preparar as viaturas na data combinada com o BackOffice. Após a emissão de matrícula, para a viatura poder circular necessitará de seguro. Enfim, são tantos os passos até à entrega da viatura que é necessária a dedicação de vários Departamentos para conseguirmos chegar ao objetivo final: entregar a viatura ao cliente devidamente documentada, preparada e entregue na data acordada.
- Com a crescente digitalização do setor automóvel, como vê a evolução das ferramentas utilizadas no BackOffice? Houve alguma mudança recente que facilitou o seu trabalho?
Sem dúvida que sinto uma mudança enorme em relação há 17 anos, quando iniciei. Temos tarefas que se tornaram mais rápidas devido à atualização de certos sistemas. A inserção do programa CSM, software desenvolvido internamente, facilitou o nosso trabalho, dado que a informação fica registada em sistema, o que possibilita ser visível por todos nós, poupando imenso tempo e recursos.
- Qual a sua visão sobre a importância do BackOffice para o sucesso da empresa e a satisfação do cliente?
O BackOffice está em constante crescimento e mudança, de forma a acompanhar a permanente evolução do setor automóvel. Precisamos de prestar apoio geral com eficiência para que se possa contribuir para a apresentação do melhor serviço, aumentando a satisfação dos nossos clientes e garantindo, assim, melhores resultados para a empresa.
- Para finalizar, que conselho daria a quem está agora a começar no BackOffice?
O conselho que posso dar é que tenha espírito de equipa e capacidade de adaptação. Surgem contratempos e situações de pressão ao tentar realizar os resultados propostos, sendo relevante o apoio de equipa e entreajuda.
